[論文摘要]中小企業(yè)現(xiàn)有“兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩”的合同管理方式與其在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重要作用不適應(yīng)，既不利于企業(yè)發(fā)展，也不利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，加強(qiáng)合同管理，變事后救濟(jì)為事前防范，對(duì)防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展有著重要的意義。

　　[論文關(guān)鍵詞]中小企業(yè) 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防范

　　2010年，我國(guó)中小企業(yè)已占全國(guó)企業(yè)總數(shù)的99%以上，提供了全國(guó)80%的城鎮(zhèn)就業(yè)崗位，上繳的稅收約為國(guó)家稅收總額的50%。中小企業(yè)在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。中小企業(yè)量大面廣，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最活躍的分子，經(jīng)濟(jì)往來(lái)不斷，經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量巨大。很多中小企業(yè)在合同管理上采取“兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩”的策略，對(duì)事前防范、事中控制不夠重視，往往導(dǎo)致發(fā)生本可以避免的合同糾紛，增加了企業(yè)成本。因此，做好合同管理工作，變事后救濟(jì)為事前防范，對(duì)維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展有著重要的意義。

　　一、合同管理在企業(yè)管理中的重要地位

　�。ㄒ唬┦袌�(chǎng)經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)立于市場(chǎng)的客觀要求
　　從發(fā)達(dá)國(guó)家的歷史看，從商品經(jīng)濟(jì)、貨幣經(jīng)濟(jì)、債券經(jīng)濟(jì)、證券經(jīng)濟(jì)、期貨市場(chǎng)、到衍生品市場(chǎng)。每種市場(chǎng)、每種機(jī)制都是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的成長(zhǎng)，由千千萬(wàn)萬(wàn)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體在經(jīng)濟(jì)實(shí)踐中達(dá)成并遵守的協(xié)議來(lái)推進(jìn)。隨著社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的完善，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，任何一家企業(yè)都不可能關(guān)起門來(lái)以一己之力完成整個(gè)產(chǎn)品全部原材料或中間產(chǎn)品和部件的生產(chǎn)和銷售的全部工作。這不符合市場(chǎng)配置社會(huì)資源的特質(zhì)，既不經(jīng)濟(jì)也不可行。因此，需要一種確定各自權(quán)利義務(wù)關(guān)系且共同遵守的契約，即合同。合同是聯(lián)系市場(chǎng)主體的紐帶，加強(qiáng)合同管理勢(shì)在必行。
　�。ǘ┦袌�(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)防范法律風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)實(shí)選擇
　　隨著我國(guó)法律體系的逐步完善，對(duì)以企業(yè)為代表的市場(chǎng)主體依法經(jīng)營(yíng)的要求更高，依法管理、依法行政也必然成為政府部門開展社會(huì)管理的尺度。社會(huì)各主體用法治思維和法律手段解決市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的問題必然是法治社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。[2]企業(yè)合同管理是包括依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等一系列行為的總稱。合同管理表面上是企業(yè)管理行為，實(shí)質(zhì)是企業(yè)的法律行為，如果合同管理上有瑕疵必然面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)加強(qiáng)合同管理是防范法律風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)實(shí)選擇。
　　（三）市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是競(jìng)爭(zhēng)經(jīng)濟(jì)，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)提高管理水平的重要工作
　　企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)涉及到方方面面，但不管是人才的競(jìng)爭(zhēng)還是產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)，也不管是質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)還是價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)，最終都要由人來(lái)落實(shí)，都要體現(xiàn)在管理上。企業(yè)在市場(chǎng)中活動(dòng)，合同是重要的經(jīng)濟(jì)紐帶。因此，合同管理是企業(yè)管理的重要工作。合同管理的好可能顯現(xiàn)不出成績(jī)，但管理的不好卻可以給企業(yè)帶來(lái)災(zāi)難。

　　二、企業(yè)合同管理中存在的主要問題

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　　由于中小企業(yè)規(guī)模小、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、重生產(chǎn)輕管理等特點(diǎn)，很多中小企業(yè)沒有專門的合同管理機(jī)構(gòu)，缺乏專門的管理人員。有些甚至沒有合同管理制度、沒有必要的合同管理流程。而更多的中小企業(yè)雖然有合同管理制度和流程，但制度缺乏針對(duì)性和操作性；流程不完善，或因?yàn)?ldquo;長(zhǎng)官”意識(shí)的干預(yù)，在執(zhí)行中流于形式。也有的企業(yè)在合同執(zhí)行過(guò)程中無(wú)控制，導(dǎo)致合同履行缺乏監(jiān)督，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中的問題而及時(shí)糾偏，更缺乏對(duì)合同履行過(guò)程中的爭(zhēng)議事項(xiàng)進(jìn)行證據(jù)固定的工作；執(zhí)行完畢無(wú)總結(jié)，缺少閉環(huán)管理環(huán)節(jié)，沒有及時(shí)總結(jié)合同履行中經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提升合同管理水平。
　　（二）合同文本制作出現(xiàn)漏洞
　　一是由于沒有法律專門人員或法律知識(shí)欠缺，在合同內(nèi)容完整性、內(nèi)容合法性、條款嚴(yán)密性等方面經(jīng)常出現(xiàn)漏洞，為合同履行埋下隱患。如在合同簽訂階段出現(xiàn)的合同主體不當(dāng)、合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、合同條款不完整、違反法律法規(guī)簽訂無(wú)效合同等。二是合同簽章隨意性大，對(duì)法人章和合同專用章的使用范圍沒有管理規(guī)定，合同簽章時(shí)隨意使用法人章或合同專用章，增加管理隱患。三是合同用印不規(guī)范。大部分中小企業(yè)在多頁(yè)合同文本用印時(shí)只在簽章處簽章，而不蓋騎縫章；有的合同文本經(jīng)修改后沒有雙方簽章認(rèn)可；還有的企業(yè)文件用印位置不規(guī)范，印章附近留下大片空白，給別人留下變?cè)炖玫碾[患。變?cè)煳谋镜陌讣谒痉▽?shí)踐中已不少見，因?yàn)橛≌碌恼鎸?shí)性，在具體審理時(shí)法官也會(huì)發(fā)生意見分歧。
　　（三）合同管理隊(duì)伍素質(zhì)較低
　　一是部分領(lǐng)導(dǎo)法律意識(shí)淡薄，對(duì)企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)企業(yè)法務(wù)工作的作用認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為法務(wù)部門、法務(wù)人員是多余的。更有甚者認(rèn)為法務(wù)部門就是找茬的，萬(wàn)一有法律糾紛找律師解決就萬(wàn)事大吉了。二是部分合同管理人員素質(zhì)低。中小企業(yè)合同管理工作多由綜合部門負(fù)責(zé)，一方面沒有專門的合同管理人員，兼職人員因身兼數(shù)職難以集中精力研究合同法律問題，另一方面從事合同管理工作的人員多數(shù)是半路出家，對(duì)法律法規(guī)的掌握和法務(wù)工作程序不太了解，合同審查流于形式。三是信息化建設(shè)程度低，合同管理還停留在合同檔案的保管上，沒有對(duì)合同管理全過(guò)程實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，更沒有利用信息化手段研究提升企業(yè)合同管理水平。

　　三、防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)的主要對(duì)策

　　企業(yè)立于市場(chǎng)，合同往來(lái)不斷，要堅(jiān)持依法規(guī)范、預(yù)防為主以及法律審查和經(jīng)濟(jì)審查相結(jié)合的原則，實(shí)行全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。
　�。ㄒ唬⿵耐晟坪贤芾眢w系上加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范
　　一是完善機(jī)構(gòu)、配備人員。國(guó)資委要求在國(guó)有大型企業(yè)中實(shí)行總法律顧問制度，所有中央企業(yè)都要設(shè)立法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。這項(xiàng)制度實(shí)施以來(lái)，在促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)、依法決策，有效防范各類法律風(fēng)險(xiǎn)方面取得了積極進(jìn)展和明顯成效。[3]中小企業(yè)可以參照總法律顧問制度的要求，指定專人負(fù)責(zé)法律事務(wù)工作，有條件的也可以實(shí)行總法律顧問制度，加強(qiáng)企業(yè)法務(wù)工作能力建設(shè)。建立由企業(yè)法定代表人總負(fù)責(zé)、企業(yè)法務(wù)機(jī)構(gòu)歸口管理、業(yè)務(wù)部門各負(fù)其責(zé)的管理組織體系。明確法務(wù)工作部門合同管理職責(zé)，明確各相關(guān)部門對(duì)合同的技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)專業(yè)的審查負(fù)責(zé)制，明確合同管理員和合同承辦人員的職責(zé)要求，真正確保合同管理工作有人抓有人管。二是健全制度、規(guī)范流程。要在《合同法》的指引下健全符合企業(yè)實(shí)際、具有可操作性的合同管理制度，重點(diǎn)抓好合同歸口管理制度、合同分類專項(xiàng)管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛處理制度、合同統(tǒng)計(jì)分析制度、合同歸檔制度等。要完善合同管理流程，把合同管理工作內(nèi)容以管理流程的形式固定下來(lái)，推進(jìn)管理環(huán)節(jié)到位。企業(yè)主要負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)合同管理制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，防止制度流于形式。三是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。加強(qiáng)合同管理人員的法律知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)法務(wù)工作人員或合同管理人員取得企業(yè)法律顧問執(zhí)業(yè)資格或合同管理員證書，提高工作人員法律素質(zhì)和處理法律事務(wù)、合同管理的能力。加強(qiáng)綜合部門業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高辦文水平，防止辦文中用印不當(dāng)、文字不嚴(yán)密導(dǎo)致的法律糾紛。加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門人員的合同意識(shí)和法律意識(shí)的培訓(xùn)，提高全體人員法律思維能力，主動(dòng)防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　（二）從規(guī)范合同管理的環(huán)節(jié)上加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范
　�。�1）合同訂立前應(yīng)該注意的事項(xiàng)，一是要加強(qiáng)合同審查，確保合同標(biāo)的、內(nèi)容合法，不簽違法合同；二是要對(duì)合同當(dāng)事人進(jìn)行資格審查。與自然人簽訂合同前應(yīng)審驗(yàn)其身份證，并在合同文本中記錄身份證號(hào)、住址等聯(lián)系方式；法人因其設(shè)立的目的和批準(zhǔn)的范圍的限制，具有不同的民事權(quán)利能力，合同簽訂前應(yīng)審驗(yàn)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)證書；對(duì)授權(quán)委托代理人要審驗(yàn)授權(quán)委托書，并要審查授權(quán)范圍，防止合同主體不合格或合同當(dāng)事人無(wú)權(quán)或超越權(quán)限簽訂合同，為合同履行帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。（2）合同訂立時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。我國(guó)《合同法》規(guī)定合同的訂立采取要約、承諾方式。一是要加強(qiáng)要約、承諾管理，在發(fā)出要約時(shí)，，要約的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)具體明確，要考慮清楚是否必要，要約到達(dá)受要約人時(shí)即生效，法律對(duì)要約的撤銷有明確的規(guī)定，不可隨意撤銷或撤回。作出承諾即表示同意要約，承諾自通知到達(dá)要約人時(shí)生效。承諾生效時(shí)合同成立，而不是簽字時(shí)合同成立。法律根據(jù)不同情況對(duì)承諾的生效時(shí)間作出了明確規(guī)定。二是要加強(qiáng)文本制作管理。合同相對(duì)方應(yīng)加蓋其單位的公章或合同專用章，不能用分公司或部門印章代替公司印章。修改過(guò)的合同文本，應(yīng)由雙方在修改的地方蓋章確認(rèn)。對(duì)以文本復(fù)印本形式提供的合同附件，應(yīng)加注“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，并由核對(duì)人簽字、加蓋公章。（3）合同履行中應(yīng)注意的事項(xiàng)。一是要積極履行合同義務(wù)，并要求對(duì)方按合同要求履行義務(wù)；二是對(duì)合同中沒有約定或約定不明的內(nèi)容按法律規(guī)定的情形履行，有問題應(yīng)主動(dòng)協(xié)商解決；三是對(duì)履行中出現(xiàn)的糾紛要依法采取包括行使相應(yīng)抗辯權(quán)在內(nèi)的應(yīng)對(duì)措施，積極收集與糾紛有關(guān)的證據(jù)；四是提前或部分履行債務(wù)，要權(quán)衡利弊，不做吃力不討好的事情。提前履行或部分履行債務(wù)都要依不損害債權(quán)人的利益為前提，而且增加的費(fèi)用由債務(wù)人承擔(dān)，決定提前履行或部分履行時(shí)要權(quán)衡利弊，減少不必要的損失；五是加強(qiáng)合同檔案管理，及時(shí)收集整理記載合同形成過(guò)程的全部書面文件，為合同監(jiān)督檢查總結(jié)和合同糾紛證據(jù)固定做好準(zhǔn)備。（4）合同變更和轉(zhuǎn)讓中應(yīng)注意的事項(xiàng)。一是建立合同變更管理制度，合同變更嚴(yán)格按合同管理相關(guān)制度執(zhí)行，并嚴(yán)格履行合同訂立和審批程序；二是對(duì)合同轉(zhuǎn)讓要根據(jù)轉(zhuǎn)讓權(quán)利或義務(wù)分別履行“通知”義務(wù)或經(jīng)合同相對(duì)方“同意”程序。轉(zhuǎn)讓債權(quán)時(shí)，應(yīng)當(dāng)“通知”債務(wù)人，未經(jīng)通知，該轉(zhuǎn)讓對(duì)債務(wù)人不發(fā)生效力。轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)給第三人，應(yīng)當(dāng)經(jīng)債權(quán)人“同意”。“通知”或“同意”程序不到位的轉(zhuǎn)讓對(duì)原合同債務(wù)人或原合同債權(quán)人不發(fā)生效力。
　　（三）從吸取常見合同糾紛的教訓(xùn)中加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范
　　現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)生活中合同糾紛時(shí)有發(fā)生，吸取別人的教訓(xùn)，可以起到以案說(shuō)法的警示作用，防止類似問題的發(fā)生。從工作實(shí)際來(lái)看，這類問題多是管理問題，但往往以法律問題結(jié)束，特別應(yīng)該引起注意。一是加強(qiáng)單位印章管理，防止私蓋單位業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章引發(fā)糾紛。如，把預(yù)先蓋章的空白合同書交由合同相對(duì)方，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意私蓋公章，把蓋有單位公章的空白授權(quán)委托書、介紹信、紙張交給業(yè)務(wù)人員使用等。同時(shí)，要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)設(shè)部門印章的管理，這些部門對(duì)外簽訂的合同，如果構(gòu)成表見代理，責(zé)任將由法人單位承擔(dān)；二是加強(qiáng)合同文本的管理，防止合同內(nèi)容被變?cè)煲l(fā)糾紛。如，一方在合同空白處添加內(nèi)容，一方在已簽訂生效而未加蓋騎縫章的合同中間偷換部分頁(yè)，對(duì)生效合同的改動(dòng)雙方未蓋章確認(rèn)等。這類糾紛一旦發(fā)生，如果不能舉證證明是對(duì)方的故意擅為，往往會(huì)處于不利地位；三是嚴(yán)格依法經(jīng)營(yíng)，不可因一時(shí)之利簽訂“陰陽(yáng)合同”、假合同，埋下風(fēng)險(xiǎn)。不管是“陰陽(yáng)合同”還是假合同，只要不違反法律禁止性規(guī)定，合同本身是真實(shí)合同，只要一方按照合同內(nèi)容主張權(quán)利，就有可能弄假成真，出現(xiàn)合同糾紛。
　�。ㄋ模⿵囊�(guī)范合同監(jiān)督檢查的過(guò)程中加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范
　　合同監(jiān)督是合同管理的重要環(huán)節(jié)，在提高企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面有著重要作用。要堅(jiān)持定期監(jiān)督檢查和不定期監(jiān)督檢查相結(jié)合的原則，采取自查、互查、抽查和聯(lián)查等多種方式加強(qiáng)合同監(jiān)督檢查。重點(diǎn)監(jiān)督檢查合同簽訂、履行過(guò)程中執(zhí)行法律法規(guī)和規(guī)章的情況，合同管理制度的執(zhí)行情況，簽訂、履行合同的情況和合同糾紛解決情況。通過(guò)監(jiān)督檢查及時(shí)對(duì)合同管理部門和有關(guān)工作人員的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析合同管理中的不足，提高合同管理水平。通過(guò)對(duì)具體合同的談判、簽訂、履行情況的檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)簽約決策的監(jiān)督防止
　　決策失誤，提前做出風(fēng)險(xiǎn)防范準(zhǔn)備。同時(shí)可及時(shí)發(fā)現(xiàn)越權(quán)訂立合同、違反程序訂立合同等管理行為，及時(shí)采取整改措施，防止交易風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)監(jiān)督檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同本身的缺陷，采取補(bǔ)救措施予以排除、糾正，防止合同條款失誤導(dǎo)致的履約風(fēng)險(xiǎn)。
　�。ㄎ澹⿵奶岣吆贤芾淼募夹g(shù)水平上加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范
　　在現(xiàn)代技術(shù)條件下，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)。推進(jìn)合同信息化管理，整合合同管理體系，實(shí)現(xiàn)合同起草、訂立、履行等管理活動(dòng)信息化，實(shí)現(xiàn)合同信息數(shù)據(jù)共享，提高合同審查審批的效率，為提高合同管理水平提供信息支持，為企業(yè)決策和日常管理提供信息支持。
　　總之，合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，要堅(jiān)持做到事前防范，事中控制，事后總結(jié)，不斷提高企業(yè)合同管理水平，積極防范合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。