[摘 要]獨立學(xué)院以為社會各行業(yè)和領(lǐng)域培養(yǎng)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才為主要工作目標(biāo)。學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，系教學(xué)秘書工作對教育教學(xué)運行提升起著重要作用。本文對新機制新模式下的獨立學(xué)院系教學(xué)秘書的工作職責(zé)、定位、工作要求及如何進一步提高工作能力進行了積極探討。

　　[關(guān)鍵詞]獨立學(xué)院；系教學(xué)秘書；綜合能力提升

　　中圖分類號：C45 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）24-0256-02

　　由于獨立學(xué)院系級對本系的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)管理、學(xué)生管理等方面有一定的獨立自主權(quán)，因此獨立學(xué)院系教學(xué)秘書必須具備一般高校教學(xué)秘書的特點和職能，同時還必須符合獨立學(xué)院教學(xué)管理工作的特點，即發(fā)揮著“上情、下達、協(xié)調(diào)、服務(wù)”的功能，教學(xué)組織聯(lián)系協(xié)調(diào)量大面廣的特點。這就需要對教學(xué)秘書進行準(zhǔn)確的角色定位，使其在工作中扮演好自己的角色，在學(xué)院發(fā)展中發(fā)揮好重要的作用。具體有以下幾個方面：
　　一、明確崗位職責(zé)及工作定位
　　1、強化工作意識，加強教學(xué)管理工作
　　（1）.服務(wù)意識。從服務(wù)對象上看，教學(xué)秘書要在三個層面上做好服務(wù)工作。一是為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，二是為教師的教學(xué)服務(wù)，三是為學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)；從服務(wù)的重點上看，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理工作的重要組成部分。要做好工作，應(yīng)該時刻秉承“學(xué)生第一、教師優(yōu)先”的服務(wù)理念，不斷強化服務(wù)意識，探索服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，把最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大師生，只有這樣，才能夠促進獨立學(xué)院快速發(fā)展、更好地履行本職工作。
　�。�2）.強化自律意識，做好本職工作。教學(xué)秘書處于教務(wù)處、系教學(xué)主任、教師、學(xué)生和其它教學(xué)單位交叉點的位置，起著紐帶協(xié)調(diào)作用，因此系教學(xué)秘書在一定意義上發(fā)揮著系級的窗口的作用。教學(xué)秘書的辦事效率、辦事態(tài)度往往直接反映出教學(xué)秘書自身素質(zhì)和能力的高低，更能直接反映出系機關(guān)的作風(fēng)、形象和管理水平。因此，教學(xué)秘書必須強化自律意識，自覺做好本職工作，不斷適應(yīng)形勢的發(fā)展。
　　2、增強感悟意識，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)決策的能力。系教學(xué)秘書是系教學(xué)活動的一線服務(wù)組織管理員，由于工作需要和系主任接觸的機會較多，在具體的組織協(xié)調(diào)工作中，師生往往把系教學(xué)秘書當(dāng)作系主任的代言人，這就給系教學(xué)秘書提供“越權(quán)”的可能性和機會，系教學(xué)秘書絕不能因此而越俎代庖，要保持清醒的頭腦，不能超出系主任的授權(quán)范圍，在協(xié)調(diào)工作時必須準(zhǔn)確體現(xiàn)系主任的意圖，在系主任授權(quán)的范圍內(nèi)進行創(chuàng)造性的組織協(xié)調(diào)。雖說系秘書不能“越權(quán)”，并不表明大小事都要系主任首肯后才做，而應(yīng)在正確理解系主任意圖的前提下，在授權(quán)的范圍內(nèi)，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，靈活運用各種方法，創(chuàng)造性完成任務(wù)。
　　3、樹立正確的榮辱觀、苦樂觀，做好教學(xué)管理工作。系教學(xué)秘書正確的榮辱苦樂觀需要具備較高的思想政治素質(zhì)，才能源源不斷的提供工作的正能量。以服務(wù)為榮樂，樹立為教育教學(xué)工作服務(wù)、為師生服務(wù)，以“服務(wù)者”角色所應(yīng)有的平常心和責(zé)任心來開展工作。還應(yīng)變被動服務(wù)為主動服務(wù)，服務(wù)上門，想師生之所想，做師生之所做，主動為師生提供教學(xué)咨詢、保障服務(wù)（如教材、課表、教室、設(shè)備等）。只有這樣，才能使他們真正感覺到系秘書是“服務(wù)者”、“貼心人”。以嚴(yán)律己為榮樂。系秘書在服務(wù)協(xié)調(diào)過程中不僅提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更要注重自己的言行舉止對同事、學(xué)生的潛移默化作用。如要求師生做到的自己首先做好，對老師、學(xué)生提出的教學(xué)、學(xué)籍管理等有關(guān)規(guī)定的咨詢和問題，不能以工作繁忙置之不理或故意推托，要以誠相待，不厭其煩地耐心說明。確實一時無法解決的，也應(yīng)給予解釋，。不能人為設(shè)置障礙。，提高辦事效率，在為學(xué)生的“服務(wù)”中成為學(xué)生的“好老師”、“好朋友”。把師生的肯定、好評，學(xué)校的良好發(fā)展，培養(yǎng)人才的高質(zhì)量作為自己的榮樂觀。
　　二、系教學(xué)秘書的工作要求
　　1、確保系教學(xué)秩序健康運行。系教學(xué)秘書既是系內(nèi)日常教學(xué)工作運行的具體實施者，同時又是系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。一名合格的系教學(xué)秘書，就要做到“上情下達、下情上報”對上要直接為教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對下要為廣大師生服務(wù)，橫向還要和其他職能部門、各系部進行溝通。由于系領(lǐng)導(dǎo)除行政工作外還要承擔(dān)教學(xué)、科研工作，在這種情況下，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)協(xié)助系主任搞好系內(nèi)日常教學(xué)運行和管理工作。要在系主任的領(lǐng)導(dǎo)下組織完成具體教學(xué)工作的實施和開展。及時了解掌握教學(xué)工作情況及教學(xué)計劃實施情況，組織教師觀摩教學(xué)、聽課、學(xué)生課堂評價，收集教學(xué)反饋信息等。并根據(jù)收集到的信息，適時提出建議和協(xié)助提出改進事宜。對院系布置的教學(xué)工作要做好跟蹤，督促相關(guān)人員完成。同時，秘書還要做到非常熟悉系部整體師資情況，及時掌握教學(xué)動態(tài)，客觀、全面地采集教學(xué)方面的反饋信息，向系領(lǐng)導(dǎo)及時匯報，也可提出教學(xué)改革及修改教學(xué)計劃的措施及意見，為正確決策提供可靠依據(jù)，為教學(xué)秩序有條不紊運行提供保障等。
　　2、促進教學(xué)秩序，教學(xué)質(zhì)量不斷提高。系教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)是管理者與服務(wù)者的雙重角色，在繁雜的日常教學(xué)事務(wù)中，針對反映出來的問題，提出改進和提升意見給以提升，更應(yīng)該注重教學(xué)信息的采集，既要采集外國外校信息，包括專業(yè)信息，教學(xué)管理信息，使用現(xiàn)代管理手段等全面信息，又要思考研究如何為我所用，以保證教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量的持續(xù)提升。
　　三、系教學(xué)秘書工作能力的提升
　　1、獨立學(xué)院系教學(xué)秘書的職業(yè)現(xiàn)狀描述如下：
　�。�1）、在管理上，獨立學(xué)院系教學(xué)秘書工作沒有形成一套完整的可借鑒的管理模式。獨立學(xué)院是新機制新模式的學(xué)校，公辦院校的管理模式和管理方式照搬不來，民辦院校的做法未必實用，也就是說努力探索適合自己特色，適應(yīng)新機制新模式的教學(xué)管理還在路上。同時，大部分在崗系教學(xué)秘書所學(xué)非本系專業(yè)，對所在系的專業(yè)知識了解不夠，工作處在了解、熟悉、適應(yīng)過程中，工作的到位程度也處在發(fā)展過程中。
　　（2）、獨立學(xué)院二級管理時間較短，系教學(xué)秘書角色扮演處進行時。工作程序是按一定順序和方法工作的規(guī)則，規(guī)范工作程序是提高工作效率的關(guān)鍵。系教學(xué)秘書一方面要適應(yīng)院系工作職責(zé)的調(diào)整和劃定的需要，另一方面在系內(nèi)行政上由系辦公室管理，在工作內(nèi)容上卻由教務(wù)處安排指導(dǎo)。為此，系教學(xué)秘書經(jīng)常處于辦公室事務(wù)和教務(wù)事務(wù)處理的雙重角色，處理不好還會出現(xiàn)“兩難”境地。

　�。�3）、系教學(xué)秘書的職、責(zé)、權(quán)問題。在組織管理活動中，職務(wù)、責(zé)任、權(quán)力三者互為條件，且應(yīng)當(dāng)相稱和平衡。有責(zé)無權(quán)，則無法盡其責(zé)；有權(quán)無責(zé)，就會濫用權(quán)力。系教學(xué)秘書是基層的教學(xué)管理人員，他的職責(zé)權(quán)是統(tǒng)一在管理服務(wù)，協(xié)調(diào)落實過程中，但更多的是服務(wù)員，聯(lián)絡(luò)員，甚至還會充當(dāng)教學(xué)“救火隊員”的角色。，同時又對教學(xué)秩序，教學(xué)質(zhì)量，教師教學(xué)效果承擔(dān)著組織檢查、評價和評估的工作，如何能把幾者統(tǒng)一好也是對系教學(xué)秘書的要求。
　　2、加強系教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的淺議
　�。�1）.領(lǐng)導(dǎo)重視，合理選聘人員。學(xué)校及有關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)工作。應(yīng)該選聘具有本科以上學(xué)歷，事業(yè)心責(zé)任心強，有一定組織協(xié)調(diào)能力，嚴(yán)于律己，能為人師表的優(yōu)秀同志充實系教學(xué)秘書崗位。

　�。�2）.適時開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。對教學(xué)秘書進行在崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，讓他們系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)高等教育管理課程，如教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、教育哲學(xué)、高等教育學(xué)等課程，進行理論武裝。此外，還要學(xué)習(xí)計算機的運用與操作技能，尤其是對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)是當(dāng)務(wù)之急，這是教務(wù)管理盡快現(xiàn)代化正規(guī)化的基礎(chǔ)；還要經(jīng)常組織教學(xué)秘書開展教學(xué)管理工作經(jīng)驗交流活動，對教學(xué)管理中出現(xiàn)的典型案例進行研討，以提高管理水平；組織教學(xué)秘書到其他院校參觀學(xué)習(xí)，借鑒其好的經(jīng)驗，開闊他們的工作視野，提高工作效率。這種學(xué)習(xí)培訓(xùn)不僅學(xué)院組織，更重要的是個人要抓緊時間開展自學(xué)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)，向管理專業(yè)化邁進。
　　3、獨立學(xué)院系教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具備下列幾種基本能力：
　�。�1）、良好的感悟能力。良好的感悟能力是系教學(xué)秘書必備的素質(zhì)。對于獨立學(xué)院的系教學(xué)秘書來說，這個基本素質(zhì)顯得尤為重要。獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜，包含了對內(nèi)對外的各種聯(lián)系工作，言行舉止某種程度上代表著系領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和觀點。從這個意義上說，獨立學(xué)院的系教學(xué)秘書必須要有良好的感悟和準(zhǔn)確定位能力，，避免因自身的不妥和失誤引發(fā)不良后果，給本系及領(lǐng)導(dǎo)帶來不必要的麻煩。
　　（2）、良好的人際溝通能力和協(xié)調(diào)能力。正如前文所述，獨立學(xué)院教學(xué)秘書要作為聯(lián)系本系領(lǐng)導(dǎo)與師生的橋梁，因此系教學(xué)秘書必須要具備良好的人際溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠?qū)⒋罅考姺睆?fù)雜的事逐一理清。要善于與不同的人群溝通和交流，傾聽他們的訴求，并將不同群體的訴求與學(xué)院及本系整體發(fā)展規(guī)劃和思路有機地結(jié)合起來，不斷增強促進工作的正能量。
　�。�3）、處理應(yīng)急突發(fā)事件的能力。獨立學(xué)院教學(xué)比公辦院校工作頭緒更繁雜，存在突發(fā)情況的可能性非常大，不可遇見的困難和問題也非常多。特別是在某些情況下，系領(lǐng)導(dǎo)不能夠第一時間到場處理突發(fā)事件，這就要求教學(xué)秘書必須要具備處理突發(fā)事件的能力及處理過程中敢于擔(dān)當(dāng)責(zé)任的勇氣，采取有針對性地措施，最大限度地降低危害和影響，維護師生和學(xué)院的聲譽。
　　（4）、高效的辦事能力。要求教學(xué)秘書具有良好的邏輯思維能力、分析判斷能力、記憶力、理解力等等，以便于及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助和決策參考。為了有效地達到這個要求，系教學(xué)秘書要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，多動腦、多動手，及時了解情況掌握信息，還需豐富和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，善于學(xué)習(xí)，勤于思考，準(zhǔn)于總結(jié)。
　　4、獨立學(xué)院系教學(xué)秘書能力的提升
　�。�1）、打好知識基礎(chǔ)提升綜合能力
　　教學(xué)秘書應(yīng)將所掌握的文化知識轉(zhuǎn)化為以下方面的實際能力。
　�、僬Z言文字能力。秘書要替領(lǐng)導(dǎo)起草各類文件材料，又經(jīng)常與人交流，因此必須具備較強的語言文字能力，要做到“筆能成文，言能明義”。語言表達應(yīng)清楚明白.言簡意賅、生動活潑。
　�、趨f(xié)調(diào)溝通技能。要善于與各方面溝通。對內(nèi)，協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)、師生的關(guān)系；對外.協(xié)調(diào)與上級職能部門、兄弟院系、合作單位等的關(guān)系。秘書要懂得社交禮儀，具備協(xié)調(diào)能力，營造出和諧融洽的工作環(huán)境。
　�、坌畔⒒芰�。具有熟練的計算機操作能力及信息處理能力。能快捷、準(zhǔn)確、有效地處理信息、利用信息，能夠?qū)芾砘顒又械男畔⑦M行收集，加工.整理，開發(fā)，對現(xiàn)有信息資源進行綜合、延伸和拓展，對大量原始信息進行分析、取合和評價。能夠把信息化技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，提高質(zhì)量，效率和水平。
　　④執(zhí)行能力。執(zhí)行能力高低在一定意義上取決于對領(lǐng)導(dǎo)決策的理解和感悟，教學(xué)秘書要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，必要時要勇于負(fù)責(zé)，善于處理自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，遇到緊急情況和意外事件，能迅速拿出應(yīng)對策略。
　　⑤檔案管理是秘書的常規(guī)工作。檔案管理科學(xué)，可以節(jié)約查找資料的時間，隨時可以調(diào)閱所需資料，提高工作效率。應(yīng)掌握檔案學(xué)知識，日常材料及時歸檔，分類保管，做到檔案管理規(guī)范化。
　�。�2）、理論結(jié)合實際，提升綜合工作水平
　　系教學(xué)秘書不僅要認(rèn)真學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的知識與相關(guān)技能，更重要的是在日常工作中給以有效應(yīng)用，應(yīng)用知識及時發(fā)現(xiàn)問題，找準(zhǔn)問題的性質(zhì)，危害、進一步發(fā)展的后果，并能較完善處理問題。能夠結(jié)合實際情況與有關(guān)方面及時做好溝通協(xié)調(diào)工作。還能用所學(xué)理論結(jié)合公辦院校系（院）教學(xué)秘書的管理模式和方法，在工作中探索適合獨立學(xué)院系教學(xué)秘書的教學(xué)管理模式和管理方式，使之能夠及時準(zhǔn)確快速地為學(xué)院與系高效工作；為教師、學(xué)生及其他相關(guān)部門搭好橋梁，使各項工作聯(lián)系溝通暢通無阻，使反映和暴露的問題及時處理，結(jié)果及時傳達到相關(guān)單位個人；為教職員工、學(xué)生服務(wù)到位，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)范圍，只有這樣系日常教學(xué)工作才能有條不紊進行，獨立學(xué)院系教學(xué)秘書工作水平才能得到不斷提升。
　　總之，獨立學(xué)院系教學(xué)秘書要適應(yīng)時代要求，結(jié)合獨立學(xué)院實際，利用先進的管理理念，科學(xué)的工作方法，不斷提高自身能力，使自身工作能夠切實為系教學(xué)管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，從而促進獨立學(xué)院教學(xué)管理水平和學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的持續(xù)全面提升。 
 

本文編號：13177