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總公司檔案管理辦法

總公司檔案管理暫行規(guī)定

第一章  總  則

第一條  為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二章 檔案管理

第二條  公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對(duì)部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第三條  檔案室履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)各部門(mén)和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

第四條  各部門(mén)確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，，按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。

第五條  檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第三章 檔案的歸檔

第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；

二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；

三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料；

四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

六、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。

第七條 歸檔的時(shí)間:

一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。

六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第八條  下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；

二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料；

三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；

四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章 檔案的鑒定

第九條  每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別，確定各類(lèi)檔案的保管期限（文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表）。

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

第五章 檔案的銷(xiāo)毀

第十條  檔案銷(xiāo)毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。

第十一條 送交檔案形成部門(mén)（分公司）對(duì)擬銷(xiāo)毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)處（分公司）級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第十二條 銷(xiāo)毀時(shí)要有檔案人員二人以上，并由主管部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)，共同在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。 

第六章 檔案的保密安全

第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。

第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證；涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。

第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。

第十八條 非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第十九條 檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門(mén)窗、檔案柜，切斷電源后方可離開(kāi)。

第七章 檔案的利用

第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫(xiě)文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十二條 查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門(mén)同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有主管部門(mén)批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。

第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門(mén)簽署意見(jiàn)后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。

第二十四條 借閱期限不得超過(guò)15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷(xiāo)。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第二十六條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章 附則

第二十七條 總公司制定的其他專(zhuān)項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的補(bǔ)充。

為加強(qiáng)我局干部人事檔案管理工作，提高檔案業(yè)務(wù)科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用干部人事檔案，更好地為干部工作服務(wù)，根據(jù)《出入境檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)干部人事檔案管理辦法》，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本辦法。...

檔案鑒定銷(xiāo)毀制度1、 檔案資料鑒定銷(xiāo)毀工作由檔案鑒定銷(xiāo)毀小組負(fù)責(zé)。2、 鑒定銷(xiāo)毀小組應(yīng)定期對(duì)綜合檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿(mǎn)但仍有保存價(jià)值的，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限; 對(duì)不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進(jìn)行處理。

檔案管理制度1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理，不得分散和私人保存。2、各科室應(yīng)按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點(diǎn)整理檔案資料，對(duì)殘缺或變質(zhì)的檔案及時(shí)補(bǔ)充確保完整。

檔案利用制度1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行檔案借閱查登記手續(xù)。2、檔案借閱期限：文書(shū)檔案不超過(guò)5天; 征管檔案不超過(guò)2天; 會(huì)計(jì)檔案和密級(jí)資料原則上不予借出，如需借出須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在1日內(nèi)歸還。

綜合檔案室職責(zé) 一、綜合檔案室是本局檔案信息儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)利用、服務(wù)交流的中心，負(fù)責(zé)全局檔案管理的各項(xiàng)工作。 二、對(duì)全局的檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。 三、負(fù)責(zé)檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作。

檔案人員崗位責(zé)任制 一、熱愛(ài)檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高專(zhuān)業(yè)化水平。 二、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。

檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)提高檔案管理水平區(qū)法院加強(qiáng)檔案管理工作根據(jù)省高院歸檔和檔案管理工作會(huì)議精神，法院依據(jù)《檔案法》的要求，堅(jiān)持檔案工作“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)完整與安全，便于提供利用”的基本原則和“為審判工作服務(wù)”的基本宗旨，不...

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