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文書檔案管理制度提要：本規(guī)定所稱的文書、檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、文書檔案管理制度

源 自管理資料

　　文書檔案管理制度

　　1.0   目的

　　為加強(qiáng)公司文書、檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用文書、檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益。

　　2.0 管理規(guī)定

　　2.1 本規(guī)定所稱的文書、檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄；和各種收發(fā)文件等。

　　2.2公司及各部門、員工有保護(hù)文書、檔案的義務(wù)。

　　2.3文書、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。

　　2.4公司各部門指定專人負(fù)責(zé)文書、檔案管理工作（即文件管理員）。指定文件管理員經(jīng)人事行政部培訓(xùn)后，，按文書的收發(fā)、登記、印制、傳閱、保管、立卷、歸檔等相關(guān)要求嚴(yán)格遵守各項(xiàng)操作制度，以保證文書的運(yùn)轉(zhuǎn)速度和運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量。在運(yùn)轉(zhuǎn)中，凡機(jī)密以上密級(jí)的文件，應(yīng)根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格控制接觸范圍，防止失密泄密。

　　2.5人事行政部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　2.6整理辦法：根據(jù)文書、檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、種類、密級(jí)等分門別類地進(jìn)行管理，以問題特征為主，立小卷，一事一卷。當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷；立卷時(shí)按不同價(jià)值把保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。

　　2.7屬于公司保管的檔案：公司人事行政部及各部門的文件管理員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交人事行政部保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　2.8 屬部門保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)人事行政部，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交人事行政部。

　　2.9 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

　　2.10 受控文件和資料的相關(guān)規(guī)定，按《文件和資料管理程序》執(zhí)行。質(zhì)量記錄的相關(guān)規(guī)定按《質(zhì)量記錄管理程序》執(zhí)行。

　　2.11監(jiān)督：人事行政部根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　2.12 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　2.13 借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)按《文書、檔案借閱管理規(guī)定》處理。

　　2.14各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。備份盤與源盤應(yīng)分開存放。

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