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第71章 管理的控制職能(6) 作品名稱：管理學(xué)原理　作者：張根東

    （四）經(jīng)營(yíng)審計(jì)

    審計(jì)是對(duì)反映企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)過程及其結(jié)果的會(huì)計(jì)記錄及財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行審核、鑒定，以判斷其真實(shí)性和可靠性，從而為控制和決策提供依據(jù)。根據(jù)審查主體和內(nèi)容的不同，可將審計(jì)劃分為兩種主要類型：（1）外部審計(jì)；（2）內(nèi)部審計(jì)。

    1.外部審計(jì)

    外部審計(jì)是由外部機(jī)構(gòu)（如會(huì)計(jì)師事務(wù)所）選派的審計(jì)人員對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表及其反映的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行的獨(dú)立評(píng)估。其目的是檢查該組織的財(cái)政財(cái)務(wù)收支及有關(guān)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否合法、是否真實(shí)、有無偷稅、漏稅、賬目作假等。為了檢查財(cái)務(wù)報(bào)表及其反映的資產(chǎn)與負(fù)債的賬面情況與企業(yè)真實(shí)情況是否相符，外部審計(jì)人員需要抽查企業(yè)的基本財(cái)務(wù)記錄，以驗(yàn)證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并分析這些記錄是否符合公認(rèn)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和記賬程序。

    外部審計(jì)實(shí)際上是對(duì)企業(yè)內(nèi)部虛假、欺騙行為的一個(gè)重要而系統(tǒng)的檢查，因此起著鼓勵(lì)誠實(shí)的作用。由于知道外部審計(jì)不可避免地要進(jìn)行，企業(yè)就會(huì)努力避免做那些在審計(jì)時(shí)可能會(huì)被發(fā)現(xiàn)的不光彩的事。

    外部審計(jì)的優(yōu)點(diǎn)是審計(jì)人員與管理當(dāng)局不存在行政上的依附關(guān)系，不需看企業(yè)經(jīng)理的眼色行事，只需對(duì)國(guó)家、社會(huì)和法律負(fù)責(zé)，因而可以保證審計(jì)的獨(dú)立性和公正性。但是，由于外來的審計(jì)人員不了解內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)流程的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，在對(duì)具體業(yè)務(wù)的審計(jì)過程中可能產(chǎn)生困難。此外，處于被審計(jì)地位的內(nèi)部組織成員可能產(chǎn)生抵觸情緒，不愿積極配合，這也可能增加審計(jì)工作的難度。

    2.內(nèi)部審計(jì)

    內(nèi)部審計(jì)提供了檢查現(xiàn)有控制程序和方法能否有效地保證達(dá)成既定目標(biāo)且執(zhí)行既定政策的手段。例如，制造質(zhì)量完善、性能全面的產(chǎn)品是企業(yè)孜孜以求的目標(biāo)，這不僅要求利用先進(jìn)的生產(chǎn)工藝、工人提供高質(zhì)量的工作，而且對(duì)構(gòu)成產(chǎn)品的基礎(chǔ)——原材料提出了相應(yīng)的質(zhì)量要求。這樣，內(nèi)部審計(jì)人員在檢查物資采購時(shí)，就不僅限于分析采購部門的賬目是否齊全、準(zhǔn)確，而且試圖測(cè)定材料質(zhì)量是否達(dá)到要求。

    根據(jù)對(duì)現(xiàn)有控制系統(tǒng)有效性的檢查，內(nèi)部審計(jì)人員可以提供有關(guān)改進(jìn)公司政策、工作程序和方法的對(duì)策建議，以促使公司政策符合實(shí)際，工作程序更加合理，作業(yè)方法被正確掌握，從而更有效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

    內(nèi)部審計(jì)有助于推行分權(quán)化管理。從表面上來看，內(nèi)部審計(jì)作為一種從財(cái)務(wù)角度評(píng)價(jià)各部門工作是否符合既定規(guī)則和程序的方法，加強(qiáng)了對(duì)下屬的控制，似乎更傾向于集權(quán)化管理。但實(shí)際上，企業(yè)的控制系統(tǒng)越完善，控制手段越合理，越有利于分權(quán)化管理。因?yàn)橹鞴軅冎溃S多重要的權(quán)力授予下屬后，自己可以很方便地利用有效的控制系統(tǒng)和手段來檢查下屬對(duì)權(quán)力的運(yùn)用狀況，從而可能及時(shí)發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，并采取相應(yīng)措施。內(nèi)部審計(jì)不僅評(píng)估了企業(yè)財(cái)務(wù)記錄是否健全、正確，而且為檢查和改進(jìn)現(xiàn)有控制系統(tǒng)的效能提供了一種重要的手段，因此有利于促進(jìn)分權(quán)化管理的發(fā)展。

    雖然內(nèi)部審計(jì)為經(jīng)營(yíng)控制提供了大量的有用信息，但在使用中也存在不少局限性，主要表現(xiàn)在：

    （1）內(nèi)部審計(jì)可能需要很多的費(fèi)用，特別是如果進(jìn)行深入、詳細(xì)的審計(jì)的話。

    （2）內(nèi)部審計(jì)不僅要搜集事實(shí)，而且需要解釋事實(shí)，并指出事實(shí)與計(jì)劃的偏差所在。要能很好地完成這些工作，而又不引起被審計(jì)部門的不滿，需要對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行充分的技能訓(xùn)練。

    （3）即使審計(jì)人員具有必要的技能，仍然會(huì)有許多員工認(rèn)為審計(jì)是一種“密探”或“檢查”工作，從而在心理上產(chǎn)生抵觸情緒。如果審計(jì)過程中不能進(jìn)行有效的信息和思想溝通，那么可能會(huì)對(duì)組織活動(dòng)帶來負(fù)激勵(lì)效應(yīng)。

    本章小結(jié)

    控制就是核實(shí)所發(fā)生的每一件事是否符合所規(guī)定的計(jì)劃、所發(fā)布的指示以及所確定的原則，其目的就是要指出計(jì)劃實(shí)施過程中的缺點(diǎn)和錯(cuò)誤，以便加以糾正和防止重犯。

    控制在管理中有兩方面的作用：一方面起檢驗(yàn)作用；另一方面起調(diào)整作用。

    控制過程可分為確定控制標(biāo)準(zhǔn)、衡量實(shí)際成效、分析偏差并予以糾正三個(gè)階段。

    控制根據(jù)控制點(diǎn)的不同時(shí)間，控制可分為預(yù)先控制、現(xiàn)場(chǎng)控制和事后控制。

    有效控制的原則通常包括反映計(jì)劃要求原則、組織適宜性原則、控制關(guān)鍵點(diǎn)原則、例外原則、直接控制原則、控制趨勢(shì)原則。

    有效控制的特性包括：客觀準(zhǔn)確、靈活應(yīng)變、經(jīng)濟(jì)合算、全局統(tǒng)籌、有針對(duì)性、面向未來、有具體行動(dòng)。

    控制的主要方法是預(yù)算控制，其主要包括收支預(yù)算、實(shí)物預(yù)算、投資預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算、綜合預(yù)算。預(yù)算的方法有：彈性預(yù)算和零基預(yù)算。

    控制的其他方法有計(jì)劃評(píng)審法、線性規(guī)劃、排隊(duì)論、經(jīng)營(yíng)審計(jì)。

    思考題

    1.如何理解控制的含義？

    2.控制過程包括哪些工作和內(nèi)容？

    3.控制的基本類型有哪些？

    4.控制的原則主要有哪些？

    5.常用的控制方式有哪些？

    6.預(yù)算控制有哪些主要的方式與方法？

    討論題

    你愿意在多大程度上放棄控制？

    提示：通過下列問題，你會(huì)對(duì)是否放棄足夠的控制而又保持有效性的問題有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。

    因?yàn)槟銢]有工作經(jīng)驗(yàn)，你可根據(jù)所知道的情況和你個(gè)人的信念來回答。對(duì)每一個(gè)問題指明你同意或不同意的程度，在相應(yīng)的數(shù)字上面畫圈。

    選項(xiàng)極其贊同極其反對(duì)

    1.我會(huì)更多地授權(quán)，如果我授權(quán)的工作都能像我希望的那樣完成54321

    2.我并不認(rèn)為會(huì)有時(shí)間去適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)54321

    3.我仔細(xì)地檢查下屬的工作并不讓他們察覺，這樣在必要時(shí)，我可以在他們引起大的問題之前糾正他們的錯(cuò)誤54321

    4.我將我所管理的全部工作都交給下屬去完成，我自己一點(diǎn)也不參與，然后我檢查結(jié)果54321

    5.如果我已經(jīng)給出過明確的指令，但工作仍然沒有做好時(shí)，我感到沮喪54321

    6.我認(rèn)為員工缺乏和我一樣的責(zé)任心，所以只要是我不參與的工作就不會(huì)干好54321

    7.我會(huì)更多地授權(quán)，除非我認(rèn)為我會(huì)比現(xiàn)任的人做得更好54321

    8.我會(huì)更多地授權(quán)，除非我的下屬非常有能力，否則我會(huì)受到指責(zé)54321

    9.如果我授權(quán)的話，我的工作就不會(huì)那么有意思啦54321

    10.當(dāng)我委任一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，我常常發(fā)現(xiàn)最終總是我自己從頭干一遍所有的工作54321

    11.我并不認(rèn)為授權(quán)會(huì)提高多少工作效率54321

    12.當(dāng)我委任一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，我會(huì)清楚而又簡(jiǎn)明地具體說明應(yīng)該如何完成這項(xiàng)任務(wù)54321

    13.由于下屬缺乏必要的經(jīng)驗(yàn)，我不能一廂情愿地授權(quán)54321

    14.我發(fā)現(xiàn)當(dāng)我授權(quán)時(shí)，我會(huì)失去控％。54321

    15.如果我不是一個(gè)完美主義者，我會(huì)更多地授權(quán)54321

    16.我常常加班工作54321

    17.我會(huì)將常規(guī)工作交給下屬去做，而非常規(guī)工作則必須由我親自做54321

    18.我的上級(jí)希望我注意工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)54321

    參考答案：

    累加你的18項(xiàng)問題的全部得分，你的分?jǐn)?shù)可以解釋如下

    72～90分＝無效的授權(quán)

    54～71分＝授權(quán)習(xí)慣需要大量改進(jìn)

    36～53分＝你還有改進(jìn)的余地

    18～35分＝優(yōu)秀的授權(quán)

    好萊塢晚會(huì)上的停車問題

    如果你在好萊塢或貝弗利山舉辦一個(gè)晚會(huì)，肯定會(huì)有這樣一些名人來參加，如尼科爾森、麥當(dāng)娜、克魯斯、切爾、查克·皮克�！安榭恕てた�？”“當(dāng)然！”沒有停車服務(wù)員你不可能開一個(gè)晚會(huì)，在南加州停車行業(yè)內(nèi)響當(dāng)當(dāng)?shù)拿志褪遣榭恕てた�。查克停車公司中的雇員有100多人，其中大部分是兼職的，每周他至少為幾十個(gè)晚會(huì)辦理停車業(yè)務(wù)。在一個(gè)最忙的周六晚上，可能要同時(shí)為6～7個(gè)晚會(huì)提供停車服務(wù)，每一個(gè)晚會(huì)可能需要3～15位服務(wù)員。

    查克停車公司是一家小企業(yè)，但每年的營(yíng)業(yè)額差不多有100萬美元。其業(yè)務(wù)包含兩項(xiàng)內(nèi)容：一項(xiàng)是為晚會(huì)料理停車，另一項(xiàng)是不斷地在一個(gè)鄉(xiāng)村俱樂部辦理停車經(jīng)營(yíng)特許權(quán)合同。這個(gè)鄉(xiāng)村俱樂部要求有2—3個(gè)服務(wù)員，每周7天都是這樣。但是查克的主要業(yè)務(wù)來自私人晚會(huì)。他每天的工作就是拜訪那些富人或名人的家，評(píng)價(jià)道路和停車設(shè)施，并告訴他們需要多少個(gè)服務(wù)員來處理停車的問題。一個(gè)小型的晚會(huì)可能只要3—4個(gè)服務(wù)員，花費(fèi)大約400美元。然而一個(gè)特別大型的晚會(huì)的停車費(fèi)用可能高達(dá)2000美元。

    盡管私人晚會(huì)和鄉(xiāng)村俱樂部的合同都涉及到停車業(yè)務(wù)，但它們?yōu)椴榭颂峁┑氖召M(fèi)方式卻很不相同。私人晚會(huì)是以當(dāng)時(shí)出價(jià)的方式進(jìn)行的。查克首先估計(jì)大約需要多少服務(wù)員為晚會(huì)服務(wù)，然后按每人每小時(shí)多少錢給出一個(gè)總價(jià)格。如果顧客愿意“買”他的服務(wù)，查克就會(huì)在晚會(huì)結(jié)束后寄出一份賬單。在鄉(xiāng)村俱樂部，查克根據(jù)合同規(guī)定，每月要付給俱樂部一定數(shù)量的租金來換取停車場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)權(quán)。他收入的唯一來源是服務(wù)員為顧客服務(wù)所獲得的小費(fèi)。因此，在私人晚會(huì)服務(wù)時(shí)，他絕對(duì)禁止服務(wù)員收取小費(fèi)，而在俱樂部服務(wù)時(shí)小費(fèi)是他唯一的收入來源。

    討論題

    1.你是否認(rèn)為查克的控制問題在兩種場(chǎng)合下是不同的？如查克確實(shí)如此，為什么？

    2.在前饋、反饋和同步控制三種類型中，查克應(yīng)采取哪一種手段對(duì)鄉(xiāng)村俱樂部業(yè)務(wù)進(jìn)行控制？對(duì)私人晚會(huì)停車業(yè)務(wù)，又適宜采取何種控制手段？

    （提示：在私人晚會(huì)上是事后反饋控制，因?yàn)槭孪葻o法預(yù)料需多少小時(shí)的服務(wù)，只能在事后統(tǒng)計(jì)。

    而在鄉(xiāng)村俱樂部則為前饋控制，因?yàn)殚L(zhǎng)期租賃，按月交費(fèi)是可以預(yù)知成本的。

    反饋控制是根據(jù)反饋原理對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)節(jié)的一種方式，是指施控系統(tǒng)根據(jù)信息反饋來調(diào)節(jié)受控系統(tǒng)的輸入，以實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的目的。前饋控制是指充分利用各方面的信息，來預(yù)測(cè)由于外部干擾和輸入變量之間的相互作用對(duì)系統(tǒng)行為的影響，以及這種影響使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中可能產(chǎn)生的偏差，并據(jù)此對(duì)系統(tǒng)的輸入做出相應(yīng)的調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)控制。）

    案例分析

    格雷特廠長(zhǎng)的控制方法

    格雷特?fù)?dān)任廠長(zhǎng)已一年多的時(shí)間了，他剛看了工廠有關(guān)今年實(shí)現(xiàn)目標(biāo)情況的統(tǒng)計(jì)資料。廠里各方面工作的進(jìn)展是出乎意料之外的，他為此氣得說不出一句話。記得他任廠長(zhǎng)后的第一件事是親自制定工廠一系列工作的計(jì)劃目標(biāo)。具體地說，他要解決工廠的浪費(fèi)問題，要解決職工超時(shí)工作的問題，要減少廢料的運(yùn)輸費(fèi)用問題。他具體規(guī)定：在一年內(nèi)要把購買原材料的費(fèi)用降低10％—15％；把用于支付工人超時(shí)的費(fèi)用從原來的11萬美元減少到6萬美元；要把廢料的運(yùn)輸費(fèi)用降低3％。他把這些具體告訴了下屬有關(guān)方面的負(fù)責(zé)人。

    然而，當(dāng)他看過年終統(tǒng)計(jì)資料卻使他大失所望。原材料的浪費(fèi)比去年更嚴(yán)重，原材料的浪費(fèi)率竟占總額的16％；職工超時(shí)費(fèi)用也只降到9萬美元，遠(yuǎn)沒達(dá)到原定的目標(biāo)。運(yùn)輸費(fèi)用也沒有降低。

    他把這些情況告訴了負(fù)責(zé)生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)，并嚴(yán)肅批評(píng)了這位副廠長(zhǎng)。而副廠長(zhǎng)則爭(zhēng)辯說：“我曾對(duì)工人強(qiáng)調(diào)過要注意減少浪費(fèi)的問題，我原以為工人也會(huì)按我的要求去做的。”人事部門的負(fù)責(zé)人也附和著說：“我已經(jīng)為削減超時(shí)的費(fèi)用作了最大的努力。只對(duì)那些必須支付的款項(xiàng)才支付�！倍�(fù)責(zé)運(yùn)輸方面的負(fù)責(zé)人則說：“我對(duì)未能把運(yùn)輸費(fèi)用減下來并不感到意外，我已經(jīng)想盡了一切辦法。我預(yù)測(cè)，明年的運(yùn)輸費(fèi)用可能要上升3％—4％。

    在分別與有關(guān)方面的負(fù)責(zé)人交談之后，格雷特又把他們召集起來布置新的要求，他說：“生產(chǎn)部門一定要把原材料的費(fèi)用降低10％，人事部門一定要把職工超時(shí)費(fèi)用降到7萬美元；即使是運(yùn)輸費(fèi)用要提高，但也決不能超過今年的標(biāo)準(zhǔn)。這就是我們明年的目標(biāo)。我到明年再看你們的結(jié)果！”

    討論題

    1.格雷特廠長(zhǎng)采用的是哪種控制方式？

    2.格雷特廠長(zhǎng)哪些控制方法做的不恰當(dāng)，為什么？

    3.認(rèn)為該廠明年的計(jì)劃目標(biāo)能實(shí)現(xiàn)嗎？為什么？

    計(jì)算機(jī)化的控制系統(tǒng)

    某圖書發(fā)行公司規(guī)模較大，在全國(guó)設(shè)有20個(gè)銷售服務(wù)中心。由于許多同行業(yè)的、較小企業(yè)都已將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于記錄保存和賬務(wù)處理，這個(gè)公司的總裁感受到巨大的壓力，他要裝備一個(gè)計(jì)算機(jī)化的控制系統(tǒng)，為公司及銷售服務(wù)中心記賬。

    過去，公司的收支都是用手工作業(yè)方式在處理，會(huì)計(jì)部門只有兩個(gè)負(fù)責(zé)人和五個(gè)會(huì)計(jì)員。賬表比較簡(jiǎn)化，一張日?qǐng)?bào)就顯示出包括20個(gè)銷售中心的數(shù)據(jù)。工資計(jì)算也類似，工資單通常都能在24小時(shí)以內(nèi)處理完畢。

    公司邀請(qǐng)了幾家計(jì)算機(jī)公司去考察，他們的分析是，要想通過計(jì)算機(jī)化來節(jié)省人力和費(fèi)用幾乎是不可能的。但是一家公司提供的新型數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)相當(dāng)令人信服，公司顧問預(yù)測(cè)，如采用此系統(tǒng)，將有幾個(gè)好處：（1）信息處理加快；（2）業(yè)務(wù)信息更詳盡；（3）費(fèi)用可節(jié)約。

    信息控制系統(tǒng)被采用了。兩年以后，總裁聽到的匯報(bào)是：“采用計(jì)算機(jī)以前，會(huì)計(jì)部門僅7人，現(xiàn)增至9人，外加數(shù)據(jù)處理中心還有7人。要從計(jì)算機(jī)得到輸出確實(shí)只需幾分鐘，但是我們要把最后一個(gè)銷售服務(wù)中心的數(shù)據(jù)輸入之后才能計(jì)算，這就是不幸的延誤，因?yàn)楸仨毜却莻�(gè)工作最遲緩的單位的數(shù)據(jù)。的確，我們獲得的信息更詳盡，但我們不知道是否都有人看，，想到計(jì)算機(jī)打印出的報(bào)告中找出所需信息并對(duì)它作出分析解釋，真太費(fèi)時(shí)間了。我們希望恢復(fù)過去的手工方式和賬表系統(tǒng)，可是公司已投入這么多的資金，已到了無路可退的地步”。總裁聽到這些匯報(bào)，也感到為難。

    討論題

    1.這家圖書發(fā)行公司的計(jì)算機(jī)化控制系統(tǒng)何以未能達(dá)到預(yù)期的效果？能否斷言計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)不如手工作業(yè)系統(tǒng)？

    2.如果你是總裁，現(xiàn)在應(yīng)該怎么辦？

    3.你將如何設(shè)計(jì)一個(gè)計(jì)算機(jī)化的控制系統(tǒng)，需考慮些什么因素？

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