本文關(guān)鍵詞：考勤表格

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對(duì)于公司的人力資源或行政人員來(lái)說(shuō)，員工的每月考勤統(tǒng)計(jì)一直是很頭痛的一個(gè)問(wèn)題。從各類(lèi)考勤機(jī)、網(wǎng)上考勤與移動(dòng)考勤系統(tǒng)導(dǎo)出電子考勤數(shù)據(jù)并借助Excel進(jìn)行處理是最基本的統(tǒng)計(jì)方法。

如果對(duì)Excel了解不夠深入的話，也許十人以下規(guī)模的公司考勤還能靠眼睛人工應(yīng)付，，幾百人的就變得不太現(xiàn)實(shí)。

本篇技巧就將向大家介紹如何借助Excel的自帶高級(jí)功能快速統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)、減少人工工作量提高工作效率。

讓我們先來(lái)看下借助Excel可以實(shí)現(xiàn)的考勤統(tǒng)計(jì)最終效果對(duì)比：

初始考勤導(dǎo)出表：

最終完成處理的考勤統(tǒng)計(jì)表：

是否有考勤數(shù)據(jù)一目了然豁然的感覺(jué)？借助Excel達(dá)到最終統(tǒng)計(jì)效果僅僅只需要幾個(gè)步驟幾分鐘而已！

還等什么？趕快來(lái)看下面的教程一起學(xué)習(xí)吧！當(dāng)然，你也可以直接使用半米人才管理云來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總，也就無(wú)需再看此文啦。

步驟1：導(dǎo)出原始考勤電子表格

首先，我們通過(guò)考勤機(jī)所連接服務(wù)器將考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，通常我們都會(huì)導(dǎo)出以下幾項(xiàng)考勤數(shù)據(jù)內(nèi)容：?jiǎn)T工工號(hào)，員工姓名，刷卡日期，刷卡時(shí)間。

有時(shí)每天每個(gè)員工的刷卡時(shí)間與次數(shù)都是不同的，但不用怕，這些不同的數(shù)據(jù)會(huì)在后續(xù)的處理中被過(guò)濾掉，不會(huì)為最終的統(tǒng)計(jì)造成影響。

步驟2：添加上下午標(biāo)簽

現(xiàn)在我們需要為打卡時(shí)間設(shè)置上下午標(biāo)簽，以便為后續(xù)統(tǒng)計(jì)提供幫助。

在數(shù)據(jù)表格中插入“上下午”列，并撰寫(xiě)函數(shù)：

IF(D2<--"12:00:00","上午","下午")

然后拖拽整列即可。

步驟3：考勤表格數(shù)據(jù)分類(lèi)匯總

接下來(lái)我們就要做最關(guān)的一步，對(duì)原始考勤數(shù)據(jù)表格進(jìn)行分類(lèi)匯總。

此時(shí)我們要用到的Excel功能就是“數(shù)據(jù)透視表”。

依次選擇菜單：“插入”>“數(shù)據(jù)透視表”>“數(shù)據(jù)透視表”，在彈出的選擇窗口中，點(diǎn)選“選擇一個(gè)表或區(qū)域”選項(xiàng)，并如示例圖中所示，拖拽選擇以下數(shù)據(jù)列：“姓名”“刷卡日期”“刷卡時(shí)間”“上下午”。

點(diǎn)擊“確定”按鈕，在新工作數(shù)據(jù)表中，右邊側(cè)欄會(huì)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表字段列表”欄，根據(jù)示例中所示，將對(duì)應(yīng)字段拖拽至對(duì)應(yīng)區(qū)域內(nèi)。

然后我們需要對(duì)“刷卡時(shí)間”數(shù)值進(jìn)行設(shè)置，我們將“刷卡時(shí)間”設(shè)置為“最小值”。

表格會(huì)自動(dòng)根據(jù)“刷卡日期”過(guò)濾多余非最小“刷卡時(shí)間”的數(shù)據(jù)，多次重復(fù)的打卡時(shí)間會(huì)被自動(dòng)過(guò)濾。

同時(shí)將數(shù)字格式設(shè)置為“時(shí)間”格式。

步驟4：在剛插入的表格旁邊再次插入數(shù)據(jù)透視表

插入位置如圖中所示，唯一不同之處就在于“刷新時(shí)間”數(shù)值選擇最大值。

下班時(shí)間以最后一次打卡時(shí)間為準(zhǔn)，其余時(shí)間均被被過(guò)濾。

步驟5：隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表多余字段

現(xiàn)在的表格已經(jīng)有我們所需要的全部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)了，此時(shí)我們還隱藏多余字段列表。

隱藏后的表格就是我們下圖中所見(jiàn)

步驟6：上下班打卡統(tǒng)計(jì)

接下來(lái)我們要對(duì)上班時(shí)間和下班時(shí)間來(lái)進(jìn)行處理。假定公司規(guī)定早上上班時(shí)間不能晚于7點(diǎn)30分，下午下班時(shí)間不能早與17點(diǎn)。那么我們新建兩列，分別為：上午遲到情況和下午早退情況，分別編寫(xiě)兩個(gè)統(tǒng)計(jì)函數(shù)：

=IF(B6<--"07:30:01",0,1)和=IF(B6<--"07:30:01",0,1)

然后拖拽對(duì)應(yīng)姓名所屬范圍列即可。

為何遲到是1，不知道是0？這是為了后續(xù)總和統(tǒng)計(jì)方便所設(shè)數(shù)值。就如示例圖中所示，使用sum函數(shù)累加后即可得出當(dāng)月遲到或早退總數(shù)。

步驟7：缺勤統(tǒng)計(jì)

如果上下班都未能打卡，記為缺勤。因?yàn)槲覀円呀?jīng)有上下班遲到的標(biāo)識(shí)數(shù)值，那么利用這個(gè)數(shù)值即可很方便的統(tǒng)計(jì)當(dāng)天是否有缺勤及當(dāng)月缺勤總數(shù)。

缺勤函數(shù)：

=IF(K7=0,IF(L7=0,1,0),0)

步驟8：剩余考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)函數(shù)

工作日標(biāo)識(shí)函數(shù)：=IF(OR(WEEKDAY(A7,2)=6,WEEKDAY(A7,2)=7),0,1)

工作時(shí)長(zhǎng)函數(shù)：=INT((HOUR(H7)*60+MINUTE(H7)-HOUR(B7)*60-MINUTE(B7))/60)&"小時(shí)"&MOD((HOUR(H7)*60+MINUTE(H7)-HOUR(B7)*60-MINUTE(B7)),60)&"分鐘"