本文關鍵詞：論計算機技術在檔案管理中的應用，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

論計算機技術在檔案管理中的應用

2012-06-22 12:27:31 字體：     

摘　要：隨著信息時代的到來，計算機成為人們在日常的工作和學習中日益重要的工具，計算機技術運用到檔案管理中，對于實現現代化的檔案管理具有非常重要的作用。本文首先分析了計算機技術在檔案管理中的重要性，并從計算機在檔案管理運用中存在的問題出發(fā)，對如何充分實現計算機技術在檔案管理中的應用提出了一些看法和建議。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用

1.計算機技術對檔案管理的重要性 　　1.1計算機技術有利于檔案管理的收集，存儲以及檢索和保護等各方面作用的實現。在檔案管理中，通過計算機技術可以實現掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的檔案管理信息轉換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現存儲。計算機技術在檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現對檔案的管理工作�？傊�，，通過計算機的掃描和光盤存儲，既節(jié)省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現自動化管理具有非常重要的意義。 　　1.2計算機技術有利于實現檔案管理信息的系統(tǒng)化管理。在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理對于數量龐大，種類繁多的檔案信息，往往很難提高對檔案信息的管理效率，而計算機技術在檔案管理中則能夠通過對檔案管理信息的接受和檢索，實現高效率的信息管理；同時利用數據庫管理系統(tǒng)的相關軟件快速的實現接受、登記以及分類的處理等職能的實現。相對于傳統(tǒng)的檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，因此，通過計算機建立應用計算機系統(tǒng)，實現檔案管理的自動化檢索，充分發(fā)揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學的管理和決策服務，充分實現系統(tǒng)化管理。 　　1.3計算機技術為檔案管理系統(tǒng)提供充分的技術依據。隨著計算機技術和信息技術的不斷發(fā)展，計算機技術被廣泛的應用到檔案管理中，為實現檔案管理的數字化提供了充分的技術依據。首先，分布式計算機體系的成功實現，為實現檔案管理的集成化管理和集成服務提供了機會和支持；其次，數字化設備的迅猛發(fā)展，為檔案管理提供了先進的管理設施和服務；另外，計算機技術實現了辦公自動化以及諸如客戶關系管理和企業(yè)資源計劃管理等業(yè)務和信息管理的統(tǒng)一。 2. 計算機技術在檔案管理的應用中存在的問題 　　從近年來計算機技術在檔案管理中的應用現狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現代化的檔案管理建設，同時也非常重視計算機技術對檔案管理的作用。但是在實際的投入和使用中，由于各個方面的原因，還是存在著一些問題。 　　2.1充分了解計算機技術在實現現代化檔案管理中的必備條件 　　計算機技術應用到檔案管理中，必須做好充足的準備，確保數據的準確性，保證計算機的原始檔案數據及信息的完整和準確。它要求具備量大基本條件。第一個條件就是必須具備完整的硬件設施，它主要包括：計算機設備、計算機檔案管理軟件以及其他相關軟件等等；另一個條件就是必須具備完整的計算機管理軟件設施。計算機技術實現數字化、信息化的檔案管理，科學的管理是基礎，另外做好檔案數據庫的工作，也是充分實現現代化檔案管理不可忽視的一個方面。 　　2.2計算機技術應用與檔案管理中存在的問題 　　首先，從現實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。 　　其次，檔案管理中引入計算機技術，通過計算機技術建立數據庫之后，導致原有的數據庫規(guī)模變小，標準化程度降低，而且在通過計算機建立數據庫的過程中，大部分都是低水平的重復建設，而且其服務范圍狹窄，嚴重影響著檔案信息數據庫的利用率和效率。 　　另外，在通過計算機技術建立現代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。一方面，應用計算機技術實現了檔案管理的現代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內滿足現代化管理的業(yè)務要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計算機技術建立現代化檔案管理的過程中，相關人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網絡化技術，這也是對新時期下的檔案管理人員提出的新的要求。 3. 完善計算機技術在檔案管理中的應用對策   針對前面提到的關于計算機技術在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實現計算機技術在檔案管理中的應用，必須做好以下幾個方面的工作。 3.1充分重視計算機在檔案

成為本站注冊用戶，能看到更多文章內容，老用戶請登錄，新用戶請注冊

  本文關鍵詞：論計算機技術在檔案管理中的應用，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。