張必成   中鐵二十局集團(tuán)第六工程有限公司

關(guān)鍵詞：物資；供應(yīng)；管理；流程

一、鐵路工程物資供應(yīng)流程

    部管物資供應(yīng)管理是指在采購(gòu)合同簽訂以后，為了保證工程建設(shè)能夠順利進(jìn)行，物資代理公司監(jiān)督供應(yīng)商將集中采購(gòu)的工程建設(shè)所需的部管物資按時(shí)供應(yīng)到特定場(chǎng)所的過程，具體包括供應(yīng)商生產(chǎn)過程、物資代理公司生產(chǎn)過程監(jiān)控、物資代理公司督促供應(yīng)商供貨、質(zhì)量追蹤等工作。其供應(yīng)管理流程為：

供應(yīng)訂單下達(dá)。總需求計(jì)劃經(jīng)建設(shè)單位認(rèn)可后，物資代理公司在物資采購(gòu)供應(yīng)合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，向部管物資供應(yīng)商下達(dá)合同內(nèi)物資全部供應(yīng)訂單。

物資代理公司審核供應(yīng)計(jì)劃。物資代理公司審查部管物資供應(yīng)商生產(chǎn)供應(yīng)計(jì)劃與供應(yīng)訂單匹配情況并建立訂單跟蹤檢查及定期報(bào)告制度，督促部管物資供應(yīng)商嚴(yán)格履行部管物資供應(yīng)訂單。

物資管理辦確定需要駐廠監(jiān)造的部管物資。駐廠監(jiān)造指建設(shè)單位委托的物資代理公司，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)和文件性規(guī)定，對(duì)鐵道部規(guī)定的有關(guān)部管物資設(shè)備的生產(chǎn)、制造過程、方法、技術(shù)狀態(tài)和質(zhì)量狀態(tài)進(jìn)行驗(yàn)證和監(jiān)督的過程。駐廠質(zhì)量監(jiān)造分為工藝監(jiān)造和檢測(cè)監(jiān)造。

物資代理公司進(jìn)行駐廠監(jiān)造。在確定需要駐廠監(jiān)造的部管物資后，建設(shè)單位委托物資代理公司組織駐廠監(jiān)造，物資代理公司制定駐廠監(jiān)造方案并實(shí)施。建設(shè)單位對(duì)駐廠監(jiān)造過程實(shí)行監(jiān)督控制。

組織生產(chǎn)。供應(yīng)商按供應(yīng)計(jì)劃組織生產(chǎn)，對(duì)于駐廠監(jiān)造的部管物資，根據(jù)駐廠監(jiān)造的情況改進(jìn)生產(chǎn)工藝，確保部管物資產(chǎn)品質(zhì)量。

發(fā)貨。物資代理公司應(yīng)掌握生產(chǎn)和發(fā)貨情況，要求供應(yīng)商設(shè)置安全庫(kù)存，對(duì)可能出現(xiàn)的急需、短缺的甲供物資設(shè)備，應(yīng)加大督發(fā)力度，必要時(shí)物資代理公司派人駐廠催發(fā)。

驗(yàn)收。部管物資的交驗(yàn)管理，分為承包單位初驗(yàn)，建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位的正式驗(yàn)收，監(jiān)理單位和承包單位的抽樣送檢三個(gè)層次。

貨款支付。承包單位根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，填制物資驗(yàn)收記錄、供應(yīng)商發(fā)貨憑證；物資代理公司、承包單位分別建立部管物資收、發(fā)、存明細(xì)臺(tái)賬；建設(shè)單位辦理結(jié)算手續(xù)，進(jìn)行貨款支付。

結(jié)算統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。建設(shè)單位建立鐵路部管物資結(jié)算統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)部管物資的供應(yīng)結(jié)算進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

二、流程中的具體問題

1. 與承包單位配合不融洽

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，許多項(xiàng)目經(jīng)理將注意力過多的放在施工技術(shù)方面，對(duì)物資管理的重視程度不夠，導(dǎo)致技術(shù)人員、施工人員等對(duì)物資管理部門的工作缺乏足夠的配合與支持。對(duì)所需物資的種類、數(shù)量等信息的反應(yīng)帶有主觀性和滯后性。

2. 工作效率低

許多信息以書面文件形式來(lái)進(jìn)行發(fā)送耗時(shí)且效率極低，為非增值活動(dòng)。如果整個(gè)部管物資的管理信息系統(tǒng)比較完善，只要將信息輸入公共的數(shù)據(jù)中心，所有需要使用該信息的組織就可以方便使用，而不用再傳遞等待。而多次的信息傳輸必然會(huì)帶來(lái)信息失真的問題，若是使用信息中心，這個(gè)問題也會(huì)迎刃而解。

3. 貨款支付程序復(fù)雜

4. 有些工作重復(fù)進(jìn)行且不增加價(jià)值

如物資代理公司、承包單位要分別建立部管物資收、發(fā)、存明細(xì)臺(tái)賬。如果能夠建立共享的信息中心，相關(guān)單位就可以在信息中心進(jìn)行相關(guān)操作，節(jié)省人力、物力。

5. 對(duì)供應(yīng)商監(jiān)管過多

有些物資需物資代理公司駐廠監(jiān)造，這些監(jiān)管為非增值活動(dòng)。部管物資的相關(guān)單位在誠(chéng)實(shí)互信基礎(chǔ)上，就可以取消這些監(jiān)督措施，從而把資源用在增值活動(dòng)上。

三、 部管物資現(xiàn)有采購(gòu)供應(yīng)流程原因分析

1. 整個(gè)流程體系缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)有流程大多是按照傳統(tǒng)組織的工作程序或制度來(lái)安排，阻礙和分離了工作中有效的流程，并使各個(gè)組織中的人員缺乏溝通，導(dǎo)致了非增值活動(dòng)的增加。

2. 對(duì)流程的認(rèn)識(shí)缺乏戰(zhàn)略性

表現(xiàn)為與供應(yīng)商的關(guān)系僅僅是合同關(guān)系，停留在完成工作的層面，對(duì)外部資源的利用效率低。業(yè)務(wù)流程停留在操作層面，沒有統(tǒng)一的書面流程文件。

3. 業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)繁瑣

這是整個(gè)部管物資采購(gòu)供應(yīng)流程的特點(diǎn)。由此人為的增加了信息傳遞的環(huán)節(jié)和控制節(jié)點(diǎn)，延誤了時(shí)間。這是引起整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)流程效率低下的重要原因。由于流程環(huán)節(jié)過多，導(dǎo)致信息傳遞過程長(zhǎng)，，出現(xiàn)了信息傳遞的失時(shí)、失真。

4. 業(yè)務(wù)流程缺乏統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)支持

目前各個(gè)業(yè)務(wù)流程有些環(huán)節(jié)有信息系統(tǒng)的支持，有些則缺乏信息系統(tǒng)支持，且各個(gè)組織中的信息系統(tǒng)各成一體，缺乏相互的支持溝通。這種缺乏一體化管理信息系統(tǒng)支持的流程，在整個(gè)信息溝通過程中內(nèi)耗現(xiàn)象嚴(yán)重且常常出現(xiàn)信息失真、信息傳遞不及時(shí)，這樣勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致種種問題出現(xiàn)，從而影響整個(gè)部管物資采購(gòu)供應(yīng)流程效率的提高。