本文關(guān)鍵詞：大型會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與運行，，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

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大型會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與運行

發(fā)布日期： 2012-03-10 發(fā)布：  

  2010年第3期目錄       本期共收錄文章20篇

　　摘 要:大型會展場館設(shè)備管理信息化成為場館管理者們亟待解決的課題。文章以EAM先進的管理思想和管理模式,首先設(shè)定大型會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng)的功能框架結(jié)構(gòu),然后說明系統(tǒng)建設(shè)與運行的組織結(jié)構(gòu)進程,并結(jié)合系統(tǒng)工程的原理,從管理者的角度表述系統(tǒng)建設(shè)與運行的主要工作內(nèi)容。同時指出,大型會展場館設(shè)備管理信息化建設(shè)與運行是一項只有起點、沒有終點的長期工作。
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　　關(guān)鍵詞:會展場館設(shè)備 信息管理系統(tǒng) 系統(tǒng)建設(shè) 系統(tǒng)運行
　　中圖分類號:C28文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914(2010)03-074-02
　　
　　一、引言
　　近年來,全國以大城市為中心的大型會展場館相繼建成投入使用,如何有效管理投資巨大的場館硬件設(shè)備,是場館設(shè)備管理者需要重點思考的一項課題。會展場館設(shè)備種類繁多、數(shù)量極大、分布范圍廣,自動化和智能化程度高。會展是信息密集型的活動,具有前期準備時間長、實施時間短的特點。如果采用傳統(tǒng)型的設(shè)備管理模式,難以做到具體設(shè)備的個性化管理,從而不能及時、準確地處理會展期間出現(xiàn)的設(shè)備信息,尤其是在臨近開幕前短暫時間內(nèi)涌現(xiàn)的大量的、高密度的信息。不但會影響會展場館的服務質(zhì)量,而且一定程度上影響設(shè)備正常使用壽命。因此,引入現(xiàn)代信息化管理模式,利用互聯(lián)網(wǎng)超越時空地域的優(yōu)勢,是克服傳統(tǒng)型設(shè)備管理模式固有缺點的有效方法。利用信息處理技術(shù),建立會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng),充分發(fā)揮場館現(xiàn)代化、智能化的硬件優(yōu)勢,把硬件優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為服務優(yōu)勢,可以增強會展場館的核心競爭力,創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益,這是大型會展場館提升設(shè)備管理水平的必由之路。
　　二、目標系統(tǒng)的功能框架結(jié)構(gòu)設(shè)定
　　會展場館具備資產(chǎn)密集型的特征,比較適合采用目前廣泛應用于機場、石油、化工、港口、礦山等行業(yè)的企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng),也簡稱為EAM系統(tǒng)(EnterpriseAsset Management)。但會展場館自身業(yè)務特點決定了其無法直接應用EAM系統(tǒng),必須根據(jù)實際需求進行大量的個性化調(diào)整優(yōu)化,才能正確進行目標系統(tǒng)的框架結(jié)構(gòu)設(shè)定。
　　會展場館設(shè)備管理部門通常負責場館供配電、空調(diào)、電梯、給排水、通訊、公共廣播、會議音像等專業(yè)設(shè)備的運行和維護管理,對設(shè)備的完好率和安全運行要求非常高。EAM系統(tǒng)先進的管理思想與管理模式能夠滿足會展場館設(shè)備管理要求,它集中體現(xiàn)如下先進管理思想:
　　1.維修管理思想――包括預防性維修PM、預測性維修PdM、以可靠性為中心的維修RCM、全員生產(chǎn)維修TPM。
　　2.成本控制思想――設(shè)備管理者可以通過EAM系統(tǒng),從各種不同角度來統(tǒng)計、觀察和分析各種費用的構(gòu)成、分攤和積累情況。
　　3.集成化的管理思想――能夠把企業(yè)的維修活動所涉及的管理部門,通過以資產(chǎn)為中心,以工作單為主線,把相關(guān)的業(yè)務集成在一個應用系統(tǒng)中,實現(xiàn)數(shù)據(jù)充分共享。
　　4.知識管理思想――EAM系統(tǒng)能夠建立設(shè)備故障代碼體系,為設(shè)備故障的診斷和分析提供依據(jù),并且通過標準化維修管理,形成標準化作業(yè)計劃。
　　會展場館設(shè)備管理要實現(xiàn)上述管理思想,系統(tǒng)的功能框架結(jié)構(gòu)應在充分的業(yè)務需求分析后進行設(shè)定。系統(tǒng)工作模式可采用目前主流的瀏覽器(Browser)/服務器(Server)模式,即B/S結(jié)構(gòu)。參考功能框架結(jié)構(gòu)設(shè)定見圖1。
　　三、系統(tǒng)的建設(shè)與運行的組織保障
　　系統(tǒng)的建設(shè)與運行的組織保障是決定系統(tǒng)能否成功建設(shè)與運行的關(guān)鍵。會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng)建設(shè)不是單純的軟件安裝、調(diào)試、“交鑰匙”工程,系統(tǒng)的實施主體是會展場館管理方。系統(tǒng)的建設(shè)方式通常有三種:第一種是“自行開發(fā)”,第二種是“全委外開發(fā)”,第三種是“聯(lián)合開發(fā)”。“自行開發(fā)”知識產(chǎn)權(quán)完全由會展場館管理方擁有,但開發(fā)周期長、開發(fā)經(jīng)驗不足,開發(fā)出來的系統(tǒng)比較簡單低端,但符合實際,能自行維護,容易推廣使用;“全委外開發(fā)”開發(fā)周期短,會展場館管理方不擁有知識產(chǎn)權(quán),不能自行做簡單的維護管理,開發(fā)出來的系統(tǒng)較為高端,但容易脫離實際,較難推廣使用;“聯(lián)合開發(fā)”會展場館管理方與實施方同時擁有知識產(chǎn)權(quán),開發(fā)出來的系統(tǒng)比較符合實際,容易推廣使用,會展場館管理方能夠自行進行一定的系統(tǒng)維護管理,這是比較好的建設(shè)方式,有實力的會展場館管理方應首選這種方式。以下筆者僅對“聯(lián)合開發(fā)”的組織保障進行表述。
　　系統(tǒng)開發(fā)啟動后進入系統(tǒng)開發(fā)階段,會展場館管理方有必要選派精干的專業(yè)技術(shù)人員與實施公司組成項目聯(lián)合實施組,下設(shè)技術(shù)小組、調(diào)試小組、數(shù)據(jù)小組,全程跟進項目建設(shè)直到系統(tǒng)完成驗收,這階段約需2至3年;系統(tǒng)完成驗收后進入系統(tǒng)推廣使用階段,此時實施公司已經(jīng)撤出,項目聯(lián)合實施組改為《系統(tǒng)》管理組,下設(shè)技術(shù)小組、專業(yè)小組、數(shù)據(jù)小組,會展場館管理方要根據(jù)有利于推廣工作開展的原則,調(diào)整原項目聯(lián)合實施組的人力轉(zhuǎn)入《系統(tǒng)》管理組,開展系統(tǒng)深度推廣使用,這階段約需半年至1年;系統(tǒng)完全推廣到位后就轉(zhuǎn)入常態(tài)使用階段,此時可設(shè)一個2至3人的《系統(tǒng)》管理小組,長期專門從事內(nèi)部支持,解答最終用戶的一般性問題,并進行系統(tǒng)維護、系統(tǒng)持續(xù)改進和數(shù)據(jù)的深度挖掘。系統(tǒng)建設(shè)與運行的組織結(jié)構(gòu)進程圖參見圖2。
　　四、系統(tǒng)建設(shè)主要工作
　　會展場館設(shè)備信息管理系統(tǒng)建設(shè)是一項十分龐雜的系統(tǒng)工程,必須根據(jù)系統(tǒng)工程的原理循序漸進開展建設(shè)實施工作。系統(tǒng)建設(shè)過程項目聯(lián)合實施組需要完成如下主要工作:
　　1.前期規(guī)劃――主要是做好系統(tǒng)的部署策略、系統(tǒng)建設(shè)和實施方案、項目實施策略、系統(tǒng)推行使用策略等。
　　2.流程設(shè)計――主要是引入先進的EAM管理模式與傳統(tǒng)管理模式進行差異分析、業(yè)務需求分析、業(yè)務流程優(yōu)化、系統(tǒng)概要設(shè)計、系統(tǒng)詳細設(shè)計。
　　3.系統(tǒng)構(gòu)建――(1)按照集中設(shè)計制定的功能選擇方案,進行系統(tǒng)配置,并進行相應的模擬測試;(2)根據(jù)會展場館管理方開發(fā)程序方案(接口)進行開發(fā)與測試;(3)進行系統(tǒng)功能測試、系統(tǒng)測試、集成測試;(4)進行靜態(tài)數(shù)據(jù)收集和準備,確定數(shù)據(jù)錄入標準;(5)進行報表需求收集,按報表方案編寫報表程式、報表開發(fā)與測試;(6)進行用戶角色收集及權(quán)限設(shè)計,權(quán)限系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限測試;(7)進行系統(tǒng)安裝、備份、重啟、災難恢復測試;(8)進行打印測試、批處理測試;(9)對關(guān)鍵骨干人員進行初步培訓。
　　4.上線準備――(1)進行系統(tǒng)切換環(huán)境測試;(2)進行調(diào)試數(shù)據(jù)預導入,系統(tǒng)調(diào)整,實現(xiàn)最終數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換;(3)進行靜態(tài)數(shù)據(jù)導入,動態(tài)數(shù)據(jù)收集,實現(xiàn)最終數(shù)據(jù)導入;(4)進行系統(tǒng)壓力測試;(5)編制用戶手冊和培訓教材(動畫課件),對使用系統(tǒng)的全員進行多層次培訓和考核;(6)制定和頒布系統(tǒng)管理制度和工作細則;(7)制定系統(tǒng)上線詳細計劃,確定上線后支持策略、組織、程序和后勤保障。
　　5.上線運行――(1)全面監(jiān)測系統(tǒng)的整體運行,各功能模塊的使用是否符合設(shè)計和實際要求;(2)收集系統(tǒng)上線運行后反饋問題,要區(qū)分輕重緩急逐一解決;(3)進行系統(tǒng)驗收確認;(4)分析評估實施效果,制定項目總結(jié)報告;(5)進行項目評價和驗收,結(jié)束系統(tǒng)開發(fā)階段進入運行階段。
　　五、系統(tǒng)運行主要工作
　　系統(tǒng)運行階段由推廣使用階段和常態(tài)使用階段組成(參見圖2),系統(tǒng)由推廣使用階段過渡到常態(tài)使用階段,并持續(xù)對系統(tǒng)進行改進,需要完成如下主要工作:
　　1.完成系統(tǒng)從建設(shè)開發(fā)到運行維護的工作重心轉(zhuǎn)移,推廣使用階段以系統(tǒng)管理組開展工作,常態(tài)使用階段以系統(tǒng)管理小組專門從事內(nèi)部支持。
　　2.嚴格執(zhí)行系統(tǒng)管理制度和工作細則,進一步細化有關(guān)工作內(nèi)容和時限,適時推出制度和細則的修訂版本。
　　3.要變開發(fā)階段的自頂而下工作方式為推廣使用階段的自底而上工作方式,以業(yè)務帶動系統(tǒng)的功能應用趨于成熟。
　　4.進行關(guān)聯(lián)功能模塊協(xié)同應用,發(fā)揮數(shù)據(jù)信息共享的優(yōu)勢。
　　5.對系統(tǒng)運行的業(yè)務審批進一步細化到合適對象,對工作單的進程進行直觀監(jiān)控改進。
　　6.隨環(huán)境和新需求的提出,及時進行系統(tǒng)流程、功能模塊和報表適應性改進。
　　7.繼續(xù)進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)和作業(yè)標準的完善,作業(yè)標準的提交稿要求有編號、主題、編寫負責人。
　　8.繼續(xù)進行系統(tǒng)使用過程的功能改進業(yè)務培訓,培訓內(nèi)容要包括系統(tǒng)知識、IT知識、管理知識和維修理念。
　　9.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行挖掘分析,不斷提升設(shè)備管理水平。
　　10.常態(tài)使用階段系統(tǒng)管理小組的工作主要是對系統(tǒng)進行日常維護,收集存在問題和改進意見,調(diào)研分析后適時改進。
　　六、結(jié)束語
　　大型會展場館建設(shè)設(shè)備信息管理系統(tǒng)是向國際管理模式接軌的時代要求,這個過程不可能一蹴而就,需要突破的是比技術(shù)轉(zhuǎn)變難得多的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變。新落成的會展場館由于人員素質(zhì)較高、層次較平均,建議可選擇設(shè)備管理思想比較先進、實施周期相對較短的國外著名EAM軟件作為藍本進行個性化開發(fā);有較長歷史的會展場館由于人員素質(zhì)高低參差不齊,建議可選擇設(shè)備管理思想比較實用、實施周期相對較長的國內(nèi)著名EAM軟件作為藍本進行個性化開發(fā)。項目實施過程除要嚴格按照信息管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范操作外,還要注意做好做細項目的范圍管理、計劃管理、質(zhì)量管理、溝通管理、轉(zhuǎn)變管理、風險管理等工作。項目實施結(jié)束后,系統(tǒng)運行過程的持續(xù)改進并沒有結(jié)束,一代的設(shè)備信息管理系統(tǒng)運行生命周期約10年,10年后就要進行系統(tǒng)的更新?lián)Q代。信息化建設(shè)只有起點,沒有終點。
　　(作者單位:中國對外貿(mào)易中心 廣東廣州 510160)
　　(責編:若佳)

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