張茜  桂林電子科技大學(xué)

摘要：項目時間管理是整個項目管理過程中最重要的環(huán)節(jié)，是保證項目在預(yù)定時間期限內(nèi)完成所有工作的關(guān)鍵。如果在項目實際開展過程中建立良好的時間管理體系，就能在一定程度上提高項目的效率，幫助企業(yè)降低成本并推動后續(xù)工作的順利進(jìn)行，而這也是本文的研究意義，本文通過對項目時間管理進(jìn)行分析，首先對時間管理的理論進(jìn)行了概述，其次分析了時間管理的意義，最后給出高效時間管理的方法。

關(guān)鍵詞：時間管理；項目；高效

一、時間管理的理論概述

（一）時間管理的定義

時間是過去、現(xiàn)在和未來的一條連續(xù)線，時間就是指物質(zhì)的運動變化過程。物質(zhì)的運動過程是無始無終、一去不復(fù)返的，因而做為它的運動過程的時間也是無始無終、一去不復(fù)返的。這個過去、現(xiàn)在、未來就是對時間的描述。時間既不是脫離物質(zhì)運動的“絕對時間”，也不是與具體事物完全沒有關(guān)系的“相對時間”，而是通過各種各樣個別事物的運動過程而上升出的理性的時間。

時間對于任何人都是平等的，時間管理就是在13常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，合理有效地利用可以支配的時間。但人們對時間利用的有效性卻大相徑庭，這就是說，有些人會有效地進(jìn)行時間管理，而有些人則不會進(jìn)行時間管理。時間管理探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。許多時間管理專家認(rèn)為，時間管理不單單是工作，還包括其他七大領(lǐng)域：健康、心智、人際關(guān)系、理財、家庭、心靈思考、休閑。鑒于本書所涉及的范圍，僅就項目時間管理進(jìn)行論述。

（二）項目時間管理的定義

項目時間管理就是為按時完成項目工作所進(jìn)行的一系列項目專項管理。即在時間上按內(nèi)在邏輯規(guī)律將項目的各階段、各子項目和各項活動等組織起來，并且通過時間管理來控制整個項目，使其協(xié)調(diào)有序地開展。一個項目通常包含多個活動（即工序），項目時間管理涉及確保項目準(zhǔn)時完成所必需的過程，有效實施時間管理能避免系統(tǒng)開發(fā)項目普遍出現(xiàn)的工期拖延和進(jìn)度失控等問題，是保證系統(tǒng)開發(fā)項目順利開展的基礎(chǔ)。

項目時間管理又被稱為項目進(jìn)度管理。它是在項目范圍管理的基礎(chǔ)上，將一般時間管理的普遍做法和技巧運用到項目時間管理當(dāng)中，依附于現(xiàn)有項目公司人、財、物、信息資源基本情況，對時間資源進(jìn)行合理分配、排序和控制；項目時間管理包括若干過程：任務(wù)定義、任務(wù)排序、任務(wù)持續(xù)時間估計、進(jìn)度編制、進(jìn)度控制等。并在內(nèi)部因素和外部環(huán)境發(fā)生變化時，及時進(jìn)行時間調(diào)整、靈活把握。從以上兩個方面來看，項目時間管理是一個靜態(tài)管理和動態(tài)管理相結(jié)合的管理過程，同時，需要項目總經(jīng)理和進(jìn)度控制部門負(fù)責(zé)人有扎實的時間管理技巧和豐富的項目管理經(jīng)驗。

二、項目時間管理的意義

（一）時間是最寶貴的資源

按照投入項目的資源來說，共有五個方面，包括人、財、物、信息和時間�？梢姡瑫r間是重要的資源之一。對項目人員來說，珍惜時間就是提高效率、創(chuàng)造價值。時間管理就是項目人員對自己行為的管理、習(xí)慣的管理和態(tài)度的管理，合理安排時間，以使時間這一資源的配置達(dá)到最優(yōu)，從而實現(xiàn)其價值的最大化。因此，從這一意義上來說，時間管理就是資源管理。優(yōu)秀的項目人員總是善于管理、控制和合理地利用時間，進(jìn)而創(chuàng)造最大的時間價值。

（二）時間管理是多快好省完成項目的需要

要做好任何事情，首先必須要安排好時間。每一項工作要花多長時間，哪些工作有先后邏輯關(guān)系，哪些工作在諸多工作中處于優(yōu)先地位，哪些工作之間無時間關(guān)聯(lián)并可并行進(jìn)行，哪些工作可以進(jìn)行依次作業(yè)或流水作業(yè)，整個項目計劃安排多長時間等。要多快好省地完成項目，就要掌握好時間，利用好時間，管理好時間。它的重要意義在于確保能按時、保質(zhì)、保量完成項目。

（三）時間管理是節(jié)約成本的需要

任何工作都是在一定的時間段內(nèi)完成的，作為一個獨立項目，人、財、物信息資源一定的情況下，時間越短，成本越低，時間利用越合理，效果就越好，轉(zhuǎn)而帶來成本越低。時間資源的長短對于項目投資成本至關(guān)重要，這就要求項目人員經(jīng)過周密時間安排，不浪費時問，在最短的時間內(nèi)完成要做的全部工作。

（四）時間管理是項目按期獲得效益的保證

一個項目只有按期完工，才能為項目按期投產(chǎn)創(chuàng)造必要條件，項目按期投產(chǎn)才能按期獲得收益。所以，在保證質(zhì)量的條件下使項目按期完成，是項目按期創(chuàng)造效益的前提。

三、高效時間管理的一般做法

(一)時間管理與項目目標(biāo)緊密相連

有效地進(jìn)行時間管理，首先必須有一套明確的遠(yuǎn)期、中期、近期目標(biāo)；其次是根據(jù)目標(biāo)制定長期計劃、中期計劃和短期計劃，，然后分解為年計劃、月計劃、周計劃、日計劃；第三是相應(yīng)的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個結(jié)果的反饋和計劃的修正。時間管理與項目目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時間管理與目標(biāo)管理是不可分割的。項目按期向下游供氣，其實就是一個總目標(biāo)。然而，在總目標(biāo)下，由一系列小目標(biāo)所組成。磨刀不誤砍柴功，項目總經(jīng)理在項目開工之前，必須清楚地明白項目所涉及的工作范圍，小目標(biāo)與小目標(biāo)之間的邏輯關(guān)系，小目標(biāo)與大目標(biāo)之間的邏輯關(guān)系，制定年、月、日目標(biāo)和計劃，并逐步實現(xiàn)每日目標(biāo)和計劃，最終與總目標(biāo)靠近。

(二)時間管理要掌握80：20原則

作為項目總經(jīng)理在項目管理中要學(xué)會運用80：20原則，將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分成先后順序，要善于區(qū)分20％最有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間；80％的價值是由前20％的事情所產(chǎn)生的，另外20％的價值來自80％的事情。從項目的角度看，從每天做起，把每一天中的20％的時間用于關(guān)鍵思考和工作準(zhǔn)備。區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)，緊急事務(wù)往往是短期性的，重要事務(wù)往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧，將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

(三)時間管理要注意時間使用效果

時間管理是一種心理素質(zhì)的培養(yǎng)，時間管理不能說安排事情妥當(dāng)或把事做好了就行，而應(yīng)該是更長遠(yuǎn)和更系統(tǒng)地考慮時間分配和使用效果。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，即做事有效果；把事情做好僅僅是做事有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

(四)時間管理要注意其靈活性

時間管理還要考慮其靈活性，這里有以下幾層意思，一是巧妙地拖延時間，學(xué)會說“不”，一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說“不”；二是還要保持一定的機(jī)動支配的時間，以便應(yīng)付突發(fā)事件和不得不處理的事物，包括那些看似很不起眼的事情，但又必須要做；三是項目領(lǐng)導(dǎo)者要培養(yǎng)授權(quán)的藝術(shù)，對有些可以自己不必出面的事情，給下屬充分授權(quán)，以便使自己騰出寶貴的時間去干應(yīng)該干的事情。

(五)分清工作的顯性與隱性

對項目每一項工作要認(rèn)真進(jìn)行分析，分清哪些工作是顯性的，哪些工作是隱性的。如一個子項目——LNG儲罐的建成就是顯性的，而對某項工程方案的思考過程則是隱性的。所以要以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)制定出可行的項目時問計劃，進(jìn)行合理的時間管理。

(六)按團(tuán)隊特點進(jìn)行進(jìn)度管理

項目總經(jīng)理要充分認(rèn)識項目唯一性特點，根據(jù)不同的項目組織結(jié)構(gòu)和項目范圍，制定項目管理策略，確定管理幅度和強(qiáng)度。由項目業(yè)主負(fù)責(zé)，分配項目團(tuán)隊中不同的角色，對某項工作要采取直接管理，對另一些工作則采取間接管理。團(tuán)隊成員在工作中要相互協(xié)調(diào)、共同搞好工程項目的進(jìn)度管理。如果項目團(tuán)隊人力資源充足，對無先后邏輯關(guān)系的同一級任務(wù)，又能保證作業(yè)面要求，則可采取集中兵力，打殲滅戰(zhàn)的辦法，可同時安排幾路人馬并行完成這些任務(wù)，以保證縮短工期；對于有先后邏輯關(guān)系的任務(wù)，則只能采取依次作業(yè)或流水作業(yè)，按工作階段逐項完成。如果項目團(tuán)隊人力資源配備有限或暫時不能到位，則要考慮充分利用承包商、監(jiān)理單位，甚至設(shè)計單位的力量為我所用。

結(jié)語

項目管理的核心之一就是時間管理，只有通過科學(xué)的方法和手段才能避免項目中人、財、物的浪費和項目開發(fā)進(jìn)度的拖延。本文正是在這方面做了嘗試。本文希望在項目時間管理的研究起到拋磚引玉的作用，希望有助于其他學(xué)者對相關(guān)問題進(jìn)行更深入的研究。相信隨著項目管理人員實踐經(jīng)驗的積累以及對項目時間管理理論更系統(tǒng)的理解，對于該領(lǐng)域的研究一定會取得更多、更好的成果。

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